Työmäärän arvioinnissa voit miettiä, onko tekemätöntä työtä kokoaikaiselle vai osa‐aikaiselle henkilölle. Lisäksi on hyvä tarkastella, onko työtä tarjolla määräaikaisesti vai onko työntekijän tarve jatkuva.  
Satunnaiseen tarpeeseen sopii hyvin esimerkiksi keikka‐ tai vuokratyövoima. Tilapäiseen apuun voit käyttää myös harjoittelijoita, kesätyöntekijöitä ja kausityöntekijöitä. Luotettavasta kausityöntekijästä voi tulevaisuudessa kasvaa myös jatkuvampi työntekijä yrityksen tarpeisiin. Tulevaisuuden näkymät ja mahdollisuudet kannattaa siis pitää mielessä myös lyhytaikaisia työntekijöitä rekrytoidessa. Jos tarvitset pitkäaikaista keikkatyövoimaa, ratkaisuna voi olla ulkoistus: voit hankkia ostopalveluja, käyttää vuokratyövoimaa tai hyödyntää esim. työosuuskuntien tarjontaa.  

Ennen kuin käynnistät työntekijän haun, tarkista alalla voimassa olevasta työehtosopimuksesta, millaiset ehdot se asettaa palkkatasolle, työajalle ja työolosuhteille. Varsinaiset työn tekemisen kustannukset riippuvat paljolti noudatettavan työehtosopimuksen sisältämistä ehdoista. Karkeana sääntönä on, että yrityksen palkan sivukustannukset ovat 1,4–1,7 x maksettava palkka.


Työntekijän palkkaamiseen liittyviä kustannuksia voi aiheutua mm. seuraavista:

  • suorat palkkakulut
  • työeläkekulut
  • sairausvakuutusmaksu
  • työtapaturma ja ammattitautivakuutus
  • työttömyysvakuutus
  • ryhmähenkivakuutus
  • ennaltaehkäisevä työterveyshuolto (ja vapaaehtoinen muu työterveyspalvelu)
  • koulutuskulut
  • luontoisedut
  • lomarahat
  • työvarusteet ja ‐vaatteet
  • työtilat
  • työturvallisuusvaatimukset
  • sairausajan palkat, vanhempainvapaat (osin palkallista), vuosiloma‐ajan palkat, lapsen äkillisestä sairastumisesta johtuvan poissaolon aikaiset palkat


Voit arvioida kustannuksia hyödyntämällä esim. Palkka.fi‐palvelun palkkalaskuria. Kustannusten laskemisen jälkeen on hyvä arvioida, kestääkö yrityksen talous palkkaamisesta aiheutuneet kustannukset. Muista, että uusi henkilö voi luoda myös merkittävät mahdollisuudet uudelle liiketoiminnalle ja sitä kautta lisääntyvälle liikevaihdolle. Palkkauksen alkuvaiheessa kustannuksiin on saatavissa joitakin taloudellisia tukia. Tällaisia ovat:

  • vaikeasti työllistettävien työllistämiseen myönnettävät tuet (te‐hallinto)
  • kuntakohtaiset lisät (oman kotikunnan mukaan)
  • esim. Joensuun seudulla tällä hetkellä käytössä oleva koulutustehdas eli Mestari–kisälli-malli.

Rekrytointi itsessään ei ole halpaa, jos työntekijää joutuu etsimään kauan ja useista kanavista. Lisäksi työntekijä on tuottavimmillaan vasta jonkin aikaa työssä oltuaan. Alkuvaiheessa työntekijän perehdyttämiseen joutuu panostamaan omaa (tai nykyisen työntekijän) aikaa, ja työn tuottavuus kasvaa yleensä vasta perehdytysjakson jälkeen.

 

Video: Rekrytoinnin kustannukset

Kun työtehtävä on uusi, tehtävänkuvaa määritellessä kannattaa käydä läpi yrityksessä yleensäkin toteutettavia tehtäviä. Voit listata tehtävät ja pohtia, miten niistä syntyisi yhdelle henkilölle mielekäs kokonaisuus. Toki tehtävänkuvan konkreettista sisältöä voi hioa vielä uuden henkilön osaamisen mukaan, mutta jonkinlainen keskeisten työtehtävien määrittely on hyvä tehdä ennakkoon. Lisäksi on hyvä arvioida etukäteen, paljonko ko. tehtävät vievät tällä hetkellä työaikaa. Pidä työtehtäviä määritellessä mielessä myös yrityksesi kehittämistarpeet ja tulevaisuuden visio.

 

Video: Tehtävänkuva

Rekrytointia varten tulee pohtia jo ennakkoon, millaista ammatillista osaamista tehtävässä tarvitaan. Lisäksi pitää miettiä, millaisia yleisiä työelämätaitoja ja muita mahdollisia taitoja henkilöllä tulisi olla. Osaamista voi määrittää esim. koulutustaustan ja työkokemuksen kautta. Pyri löytämään ne ydinosaamiset ja ‐taidot, jotka ovat keskeisten työtehtävien kannalta välttämättömiä. Muista mainita esim. vaadittavat lupakortit. Mieti tarvittavaa osaamista myös siitä näkökulmasta, millaisen työkaverin haluat ja millainen henkilö viihtyisi yrityksessä.

 

Ensimmäisen ulkopuolisen työntekijän palkkaaminen yritykseen on merkittävä askel yksinyrittäjälle. Yksin kaikki asiat osaavasta arjen pyörittäjästä on muututtava työnantajaksi ja esimieheksi. Työntekijä on aina erilainen kuin sinä itse, ja rekrytoinnissa joutuu tekemään monenlaisia kompromisseja. Toisaalta voi käydä niinkin, että uudesta työntekijästä saat myös lisäarvoa yrityksesi kehittämiseen. Uuden työntekijän myötä on mietittävä, mitä tehtäviä tekee työntekijä ja mitä teet itse. Työtehtävien sopiva jakaminen työntekijän kanssa voi alkuun tuntua vaikealta. Tilanteesta riippuu, kuinka paljon valtaa ja vastuuta työntekijälle voi antaa. Joskus on hyvä miettiä jo ennakkoon myös sitä, mitä voit tehdä vapautuvalla ajalla, kun työtehtävät voi jakaa jonkun muun kanssa. 

Vapauttaako tämä aikaa kehittämiseen tai myyntiin? Esimiestyö ei aina suju ihan itsestään, vaan siihenkin pitää oppia tavalla tai toisella. Omasta osaamisesta niin esimiestyön suhteen kuin ammattitaidon kehittämiseksi kannattaa pitää hyvää huolta.

 

Video: Mitä työnantajaksi muuttuminen tarkoittaa yrittäjän näkökulmasta

Uuden työntekijän etsimiseen on monenlaisia tapoja. Perinteiset lehti‐ilmoitukset ovat käytössä enää harvoin ja tilalle ovat tulleet erilaiset sähköiset hakukanavat. Tarjolla on julkisen työvoimahallinnon palveluja (esim. te‐toimisto.fi) ja yksityisiä työnhakukanavia (Oikotie, Duunitori, Monster jne.), oppilaitosten portaaleja ja erilaisia mobiilisovelluksia sekä rekrytointiyritysten omia hakukanavia. Jotkut ulkoistavat työntekijän etsinnän alan ammattilaiselle eli rekrytointi‐ ja henkilöstöpalveluyritykselle.

Myös sosiaalisen median eri kanavilla voi rummuttaa tarjolla olevaa työpaikkaa. Sosiaalisen median kanavista kannattaa valita sellaiset, joissa uskoo potentiaalisten työnhakijoiden myös asioivan. Riippuen tehtävistä, halutusta osaamisesta sekä alan yleisistä trendeistä rekrytointiin käytetään esim. LinkedIn-, Facebook-, YouTube- ja Instagram‐kanavia. Rekrytointivideot ovat lisänneet suosiotaan. Parin minuutin videossa voi kertoa paljon enemmän kuin muutaman sanan ilmoituksessa.

Hiljainen haku tarkoittaa, että työpaikka ei ole avoimesti haussa, vaan siihen etsitään osaajaa kohdennetusti. Etsintään käytetään usein omia tai ammattilaisen verkostoja (suorahaku eli headhunting).

 

Video: Hakukanavat

Hakuilmoitusta hahmotellessa on viimeistään päätettävä, kuinka vastataan työnhakijoiden kyselyihin sekä milloin ja missä kanavassa niihin vastataan. Voit esim. olla tavoitettavissa tiettynä ajankohtana puhelimitse. Täsmällinen tiedusteluaika kannattaa antaa, että kyselyjä ei tule jatkuvasti ja tiedustelut eivät ruuhkauta muuta toimintaa.

Hakuilmoituksessa on oltava tieto siitä, mitä kautta työhakemukset toimitetaan perille (esim. sähköpostilla) ja missä muodossa hakemuksia toivotaan (vapaamuotoinen hakemus, dokumentti, portfolio, video jne.).

Mieti kriteerit, joilla esikäsittelet saapuvat hakemukset. Käytännössä voit käydä hakemukset läpi kriteerit mielessäsi ja poimia hakijoiden joukosta potentiaalisimmat. Pohdi jo ennakkoon, mitkä ovat sellaisia kriittisiä taitoja tai ominaisuuksia (esim. tutkinto‐ tai lupakorttivaatimukset, työkokemus tai taitotasot), jotka työntekijöillä on oltava.

Mieti myös, mitä taitoja, tietoja, osaamista, tutkintoja ja sertifikaatteja on sellaisilla henkilöillä, jotka sopisivat parhaiten työyhteisöön ja työtehtäviin. Millaisia he ovat persoonaltaan? Pyri löytämään hakemuksia käsitellessä parhaiten toiveitasi vastaavat hakijat. Jos hakijoita on paljon, kannattaa käyttää hyödyksi pisteytystä parhaiden hakijoiden löytämiseksi. Jos hakijat ovat käyttäneet suosittelijoita, voit ottaa yhteyttä heihin ja kysyä tarkempia tietoja. Kutsu 2–5 parasta hakijaa jatkoon haastatteluihin tai testeihin.

Muista noudattaa hakemusten käsittelyssä tietosuojaan liittyviä asetuksia.

Tyypillisin valintamenetelmä on haastattelu. Haastattelukysymysten on hyvä olla sellaisia, että ne tuovat esiin tietoja, taitoja ja ominaisuuksia, jotka ovat keskeisiä tulevissa työtehtävissä. Lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota ominaisuuksiin, jotka ovat tärkeitä työyhteisön muun toiminnan kannalta. Haastattelun voi tehdä työpaikalla, jossain muussa ympäristössä, verkkovälitteisesti tai puhelimitse. Haastattelutilanteessa kannattaa käydä hakijoiden kanssa myös alustavia keskusteluja palkkavaatimuksista ja muista ehdoista.

Haastattelujen sijaan tai lisäksi kannattaa hyödyntää myös toiminnallista testausta tai työnäytettä. Toiminnallisella testauksella tarkoitetaan sitä, että hakija saa näyttää taitojaan todellisessa tai lavastetussa työtilanteessa. Myös työhaastattelun voi toteuttaa toiminnallisesti muualla kuin perinteisessä neuvotteluhuoneympäristössä. Usein toiminnallinen työnäyte kertoo potentiaalisen työntekijän taidoista enemmän kuin keskustelu. Haastatteluja ja toiminnallisia testauksia voi tehdä myös ryhmille.

Mikäli työtehtävien kannalta on olennaista, parhaat hakijat voi pyytää ammattilaisten tekemään psykologiseen testaukseen. Valittavina on lukuisa määrä erilaisia testejä, joilla mitataan esim. hakijan reagointia eri tilanteissa sekä heidän vuorovaikutus‐ tai työskentelytyylejään.

 

Video: Millaisia valintamenettelyjä voi käyttää

Tästä voit ladata peruskysymyspatteriston rungon tarkemman haastattelun suunnittelun avuksi. Vaikka keskustelu haastattelussa voi olla hyvinkin vapaata, kannattaa keskeiset haastattelukysymykset suunnitella etukäteen, jotta muistat kysyä kaikilta hakijoilta samat tärkeät asiat.

Työhaastattelukysymyksiä (pdf)

 

Lisävideo: Erilaiset rekrytointitavat

Kun olet löytänyt sopivan työntekijän, tiedota valitulle henkilölle valinnasta mahdollisimman pian ja mieluiten henkilökohtaisesti. Myös muille tarkemmassa valintaprosessissa mukana olleille on hyvä viestiä henkilökohtaisesti. Kannattaa valmistautua perustelemaan valinta pyydettäessä. Kaikille hakeneille on hyvän tavan mukaista ilmoittaa, että valinta on tehty ja kiittää kiinnostuksesta työpaikkaa kohtaan.

Jos hakuprosessi on pitkä, hakijoille on hyvä tiedottaa väliaikatietoja haun etenemisestä.

Ennen työsuhteen alkua olisi hyvä miettiä myös uuden henkilön perehdyttämistä

Perehdyttämissuunnitelmaan kannattaa käyttää aikaa hyvissä ajoin etukäteen. Perehdytyksessä on tärkeää käydä läpi tulevat työtehtävät, käytänteet, työvälineet, työtilat ja työturvallisuuteen liittyvät asiat. Tunnista erityisesti riskejä sisältävät työvaiheet ja huolehdi niiden huolellisesta perehdytyksestä.

Perehdytykseen kuuluvat työsuhteeseen liittyvät perusasiat kuten työajat, toimintatavat ja käytänteet. Käy läpi myös osaamisen ylläpitämiseen ja kehittämiseen liittyvät asiat, esim. koulutukset. Kerro lisäksi työterveyspalveluista sekä työkyvyn ylläpitämiseen liittyvistä asioista, esim. harrastus‐ ja virkistysmahdollisuuksista, joita tarjoat ja suosittelet.

Perehdyttämissuunnitelmaa laadittaessa tai viimeistään työsuhteen alussa on hankittava tarvittavat työvälineet uutta työntekijää varten. Tärkeää on myös tutustuttaa uusi työntekijä muuhun työyhteisöön, mahdollisiin työkavereihin tai yhteistyökumppaneihin ja ylipäänsä yrityksen toimintaan. Työturvallisuuskeskukselta saat paljon vinkkejä perehdyttämiseen. Muista varata riittävästi aikaa perehdyttämiseen työsuhteen alussa.

 

Vinkki oman osaamisesi kehittämiseen

Kun palkkaat työntekijöitä, sinusta tulee esimies. Muuttuva rooli vaatii yleensä uusia taitoja ja aikaa. Työtehtäviä on opittava jakamaan toisten kanssa ja työntekijät vaativat myös tukea ja apua tehtäviensä suorittamiseen. Kiinnitä huomiota omiin vuorovaikutus‐ sekä esimies‐ ja johtamistaitoihisi. Ne ovat kaikki opittavia taitoja, eivät synnynnäisiä ominaisuuksia. Työntekijöiden kanssa kannattaa pyrkiä luomaan luottamukselliset suhteet hyvällä vuorovaikutuksella. Omaa osaamista voi kehittää myös kouluttautumalla.

 

Henkilöstön hyvinvoinnista ja kehittämisestä huolehtiminen

Hyvinvoiva henkilöstö ja yrittäjä ovat yrityksen tärkeimmät voimavarat. Sen lisäksi, että noudatat lakisääteisiä velvoitteita, henkilöstön hyvinvoinnista kannattaa pitää muutenkin hyvää huolta. Henkilöstöä voi kannustaa ja tukea omasta hyvinvoinnista huolehtimiseen. Hyvinvointiasioissa kannattaa huomioida sopivan rasituksen lisäksi riittävän palautumisen mahdollisuudet. Henkilöstön työkykyä ennaltaehkäiseviin seikkoihin (esim. ergonomiaan) panostetut eurot tulevat yleensä takaisin vähentyneinä sairauspoissaoloina. Työkyvyn ylläpitämiseen ja kehittämiseen tarjoavat omia palvelujaan työterveyshuoltojen lisäksi mm. vakuutusyhtiöt.

 

Työnantajamielikuvasta huolehtiminen

Työnantajamielikuva on se kuva, joka työnhakijoilla ja muilla ulkopuolisilla on yrityksestä työnantajana. Tähän vaikuttaa se, kuinka työnhakijoita ja työntekijöitä kohdellaan. Myös hakuvaiheen kokemus voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen työnantajamielikuvaan, joten kaikkia hakijoita on hyvä tiedottaa haun etenemisestä koko hakuprosessin ajan.

Rekrytointi voi toimia yritykselle laajemminkin markkinoinnin välineenä ja sen mainosarvo kannattaa huomioida. Olemassa olevien työntekijöiden kokemukset yrityksestä leviävät laajalle, joten jokainen työntekijä ja yrittäjä itse ovat yrityksen työnantajamielikuvan lähettiläitä. Oman työnantajamielikuvan nykytilaan ja kehittämiseen on hyvä pyytää myös ulkopuolisia näkemyksiä ja apua.

 

Video: Perehdyttämissuunnitelma

 

Video: Työantajamielikuvasta huolehtiminen

Lopullisen hakuilmoituksen voit tehdä perinteisen ilmoituksen lisäksi myös luovasti, esim. videon muodossa. Varsinkin sosiaalisen median kanavissa kuvat ja videot toimivat hyvin mielenkiinnon herättäjinä, ja niillä voi olla suuri merkitys siihen mielikuvaan, joka yrityksestäsi syntyy työnantajana.

 

Video: Hakuilmoitus

1

Yrityksen tiedot

2

Työaika ja työn kesto

3

Työtehtävät

4

Tehtävään haku

5

Käytettävä valintamenettely

6

Viimeistely

Yrityksen tiedot

Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.

Työaika ja työn kesto

Arvioi, kuinka paljon työtä sinulla on tarjota työntekijälle.


Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Kululaskuri
Sivukulukerroin riippuu mm. sovellettavasta työehtosopimuksesta ja työntekijän ja työnantajan sopimista luontoiseduista. Jos jätät kentän tyhjäksi, käytetään oletuslaskurissa kerrointa 1,5. Selvittääksesi todelliset kulut, tarkista aina alan voimassa oleva työehtosopimus.

Työtehtävät

Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.

Tehtävään haku

Mitä hakukanavia aiot käyttää?

Ilmoitus poistetaan automaattisesti sen hakuajan päätyttyä. Voit muokata ilmoitusta tarvittaessa ennen kuin se poistuu, myös pidentää hakuaikaa.

Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Kuka vastaa ja milloin työnhakijoiden mahdollisiin kysymyksiin?

Anna vähintään yksi yhteydenottotapa ja yhteyshenkilö.

Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Lisää yhteyshenkilöitä
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.

Käytettävä valintamenettely

Mitä valintamenettelyä käytät työntekijän valitsemiseen?
Tämä tieto näkyy ilmoituksessa.

Viimeistely

Työnantajavelvoitteet

Tarkistuslista työnantajavelvoitteista. Tarkista listasta, mitkä kohdat pitää vielä muistaa hoitaa:

Perehdyttämissuunnitelma

Ilmoittajan tiedot

Ilmoituksen hyväksymisestä ilmoitetaan antamaasi sähköpostiosoitteeseen. Ilmoittajan jättäjän tietoja ei näytetä ilmoituksessa.

Ilmoituksen salasana

Salanalla voit muokata ilmoitustasi tarvittaessa myöhemmin tai poistaa sen. Salasanan tulee olla enintään 80 merkkiä pitkä, joista vähintään yksi kirjain tai numero.

[Tieto puuttuu]

[Tieto puuttuu], [Tieto puuttuu]
[Tieto puuttuu]

Yrityskuvaus

[Tieto puuttuu]


Työtehtävä


Tehtävänkuva

[Tieto puuttuu]

Työn kesto ja työaika

Työ alkaa [Tieto puuttuu]

Työ päättyy

[Tieto puuttuu]
[Tieto puuttuu]

Hakuaika

Hakemukset toimitettava viimeistään

Odotamme hakijalta

[Tieto puuttuu]

Tehtävään hakeminen

[Tieto puuttuu]

Valintamenettely

Tiedusteluihin vastaa

[Tieto puuttuu]

[Tieto puuttuu]